photo-4

Hoje o post é especial. Não é um artigo traduzido, mas um artigo que traz alguns insights das metodologias usadas pelo autor do Blog. Hoje são duas metodologias. Vamos lá!!

PUBLICIDADE

1-GTD – Getting Things Done

Essa metodologia, desenvolvida pelo David Allen nos Estados Unidos é o coração do meu setup para fazer as coisas acontecerem.

Eu tive contato com o GTD ainda em 2007, quando passei a ter mais responsabilidades no trabalho e para dar conta do maior volume de trabalho precisava de algo que me ajudasse a organizar melhor.  Antes de conhecer a metodologia eu acabava lendo os e-mails das demandas várias vezes para ir selecionando o que fosse prioridade e ir fazendo. Ocorre que fazer isso gerava uma consequência negativa que era o gasto de tempo para poder selecionar a tarefa a ser feita e muitas vezes eu acabava perdendo as prioridades.

As duas ideias poderosas além das 5 fases, são: Tudo que está na pilha tem que ser manipulado apenas uma vez e a regra dos dois minutos.

Só com essas duas ideias já teria valido muito e com apenas essas duas eu já tinha ganhado muito tempo no meu dia. Com a primeira, eu apenas decidia se tinha que fazer alguma coisa e pasmem, nem sempre o que chega em nossas caixas de entrada são coisas que precisam de ação, mas eu não sabia disso na época e me perdia na imensidão dos e-mails. Com a segunda eu aprendi que tem um monte de coisas que se simplesmente saiam da frente pois eu já matava a demanda no nascedouro, pois levaria mais tempo ter que classificar e organizar para fazer depois do que simplesmente fazer na hora.

O restante da aplicação do GTD, que podemos explorar depois, são efetivamente as 5 fases que acabam sendo um conceito poderoso. Eu gosto muito de coisas que possuem conceitos semelhantes a leis naturais, então: CAPTURAR, ESCLARECER, ORGANIZAR, REFLETIR e ENGAJAR, são fases que ajudam a tirar o ruído de tudo que entra na sua vida e como resultado te dão o tamanho do seu real estoque de coisas para fazer/acompanhar que você vai usar sua inteligência para decidir o que fazer e o que não fazer, pelo menos naquele momento.

2 – INBOX ZERO

O Inbox Zero é uma metodologia semelhante ao GTD, mas voltada para o tratamento dos e-mails.

O autor da metodologia é o Merlin Mann, dono do blog 43folders e basicamente te ensina técnicas sobre como lidar com os e-mails.

O primeiro paradigma que ele quebra e para quem ainda não passou pela experiência libertadora de aplicar o Inbox Zero, é abandonar a prática de arquivar as mensagens em  pastas por assunto. Ele usa apenas três pastas: uma para arquivar, uma para guardar os que você vai fazer alguma coisa a respeito e uma outra para manter as que dependem de uma ação de outro para quem você enviou o e-mail e com isso te ajuda a fazer o follow-up adequado.

Também temos fases no Inbox Zero: DELETAR, DELEGAR, RESPONDER, ADIAR OU FAZER. Aqui também temos a regra dos dois minutos e o lance de não voltar ao assunto já lido e processado.

Outra prática é a de não ficar com a caixa de entrada aberta o tempo todo, para que você não seja distraído pelas mensagens que chegam. Acessar os e-mails? Só três vezes por dia, e aí nessas vezes você faz o processamento que vai fazer sua caixa de entrada que tem um montão de mensagens se resumir a algumas mensagens de coisas para você fazer, outras que você delegou ou que depende de outros, e o restante arquivado ou deletado.

Ambas são excelentes metodologias que abrangem uma gama muito grande de necessidades para nos organizarmos.

Um Abraço Focado

Fernando Sobrinho

0 thoughts on “Metodologias para Gerenciamento de Tarefas”

Não fique aí quietinho, se quiser dar um pitaco, esse espaço aqui é seu!

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.