photo-9Fala Focada! Fala Focado!

E chegamos à terceira fase do fluxo! Essa fase é uma das mais importantes e vai complementar o que foi feito no esclarecimento. Com a aplicação dessa fase, você terá condições de olhar a sua “floresta de tarefas” e não apenas cada árvore e ter esse poder é muito importante, pois te dará a capacidade de priorizar as tarefas mais importantes e não apenas as urgentes.

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Muito bem, você respondeu a primeira pergunta do esclarecimento com um não? Isso é o que você deve fazer agora:

a) Jogar fora caso o item efetivamente não trará nenhuma necessidade ou atenção para você;

b) Arquivar em um arquivo de referência: às vezes o que chega para você é uma informação que você quer resgatar no futuro. A melhor forma de fazer isso, digitalmente ou fisicamente, é em pastas separadas em ordem alfabética. Ideal para manuais, instruções em geral, receitas, etc;

c) Registrar essa informação que não precisa de ação, mas que possivelmente, em um futuro próximo, você irá querer tratar dessa informação e inclusive desencadear uma ou mais ações para ela. A lista que você irá registrar essa informação chama-se Algum Dia Talvez. Eu vou fazer um post específico sobre essa lista e como o impacto da existência dela vai te ajudar a realizar aquelas ideias, que vem e vão e acaba você não fazendo pois não deu a devida atenção.

Agora se você respondeu Sim para a primeira pergunta vamos para as respostas da segunda pergunta. Vou relembrar ela aqui: Qual é a próxima ação? São várias respostas e baseado nelas você irá desencadear um conjunto específico de locais onde registrar essas tarefas:

a) Se a resposta é uma ação que não vai demorar mais de dois minutos, o ideal é simplesmente fazer na hora. Muitas pessoas não tem noção do quão poderosa é essa regra dos dois minutos. Qual é lógica? Registrar a ação para você fazer depois, vai ocupar mais do seu tempo do que simplesmente se livrar rápido dela, portanto, esclareça, faça e dê adeus para a tarefa. Você vai perceber que depois de iniciar o uso da regra dos dois minutos, a quantidade de pendências que você tem irá diminuir bastante;

b) Se vai demorar mais de dois minutos, mas você depende de uma informação que venha de outra pessoa para concluir a sua tarefa, faça a demanda da informação que você precisa a quem de direito e guarde na lista de Aguardando. Isso serve para pessoas que você lidera e mesmo para outras pessoas e até seu próprio chefe. Muitas pessoas acabam achando que não dá para aplicar GTD pois não tem subordinados. Isso não poderia estar mais longe da verdade. cada pessoa possui demandas a concluir que só podem ser concluídas com uma informação, atividade, tarefa, sendo executada por outra pessoa. Seu nível de follow up das coisas irá melhor muito com a aplicação dessa técnica;

c) Você percebeu que a demanda é na verdade um compromisso que tem data, hora e local para acontecer. Só tem um lugar para isso ser registrado: seu calendário. Muitas pessoas fazem um uso errado de calendários e agendas. Acabam por registrar as tarefas a serem executadas ali, só que o problema é que para ter uma clareza boa sobre suas obrigações manter separar aquilo que é um compromisso com data, hora e local, das demais transforma sua capacidade de fazer as coisas;

d) A tarefa dura mais de dois minutos e não depende de ninguém para ser executada senão você mesmo. Registre a instrução que deixa claro como executar a tarefa e mantenha a tarefa na lista de Próximas Ações. Aqui não vamos aprofundar no conceito dos Contextos, mas apenas para adiantar uma ideia do que é, entenda como reunir todas as condições para a execução da tarefa;

e) A tarefa dura mais de dois minutos, todavia, não pode ser completada em apenas uma ação. São necessárias duas ou mais ações para que seja concluída. Isso é característica de um Projeto (ter mais de uma ação). Então as suas ações são: esclarecer o projeto, determinar as próximas ações dele, o que for do calendário (tem data, hora e local definidos) vai para o calendário, o que não for vira próxima ou próximas ações, por contexto, mas sempre associadas ao projeto.

Ao final da organização você vai ter o seguinte cenário:

Uma lixeira cheia;
Uma arquivo de Referência mais abastecido;
Uma lista de itens para avaliar Algum Dia Talvez;
Uma série de demandas já resolvidas;
Uma lista de itens que estão Aguardando conclusão;
Uma lista de Próximas Ações;
Um calendário abastecido com os compromissos que tem data, hora e local;
Uma lista de Projetos.

Esse cenário é a base para a fase seguinte que é a da Revisão.

A organização é a fase que mais gasta energia, mas uma vez sob o seu domínio, você vai perceber que ela gradualmente vai acelerando até você se perceber voando baixo.

Um abraço focado,

Fernando Sobrinho

Não fique aí quietinho, se quiser dar um pitaco, esse espaço aqui é seu!

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