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Fala Focado! Fala Focada!

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Depois de você definir o seu trabalho, agora é hora de fazer o trabalho definido, é a hora de agir naquilo que vai transformar suas tarefas em resultado: tá na hora de EN-GA-JAR.

Nesse ponto você pode ir trabalhando nas tarefas das próximas ações da forma que você entender melhor, o que a sua intuição vai te sugerir como sendo a tarefa mais relevante. Resista com todas as forças de fazer apenas as tarefas que dão prazer fazer, pois caso contrário você entrará em um loop de recompensa mental por estar “andando” mas vai se frustrar por perceber que as tarefas mais “cascudas” estão ficando para trás.

Não fique muito preocupado, sua intuição disciplinada irá te ajudar muito com o passar do tempo de uso do GTD, então, saiba que errar no início é normal.

O David percebendo que nem todo mundo é disciplinado suficiente acabou construindo um conjunto de critérios para ajudar a tomar a decisão sobre em qual tarefa você vai engajar até a conclusão nesse momento. Ele chamou de Modelo de 4 Critérios que eu vou mostrar para você agora:

a) Contexto: é o contexto que você usou lá na organização quando estava fazendo sua lista de próximas ações. Preferi entrar no conceito agora que é aqui na execução que ela faz mais sentido. A definição de contexto no dicionário é a seguinte: “inter-relação de circunstâncias que acompanham um fato ou uma situação”. Vamos usar um exemplo: na sua lista de próximas ações, tem uma tarefa que é a seguinte: apertar os parafusos frouxos de uma cadeira da sua cozinha. Só que você está no seu trabalho nesse momento. Faz sentido você gastar qualquer quantidade de energia com essa tarefa nesse momento? quando você define o contexto da tarefa, você está garantindo que sua atenção vai ser utilizada naquilo que é efetivamente possível fazer no momento e não em coisas que não há a menor possibilidade. Você verá que muita gente usa o arroba (@) na frente do contexto (@casa, @trabalho), isso é por conta de nos Estados Unidos o nosso conhecido arroba significar outra coisa. Lá todas as vezes que você vir @, a leitura sempre será a expressão “at“, que significa “em”. Sim, o @ é uma preposição de lugar, por isso os americanos leem um email da seguinte forma: sobrinho.f at gmail.com. Sim o email é lido dessa forma, rsrsrsrs.

Para completar, veja uma lista simples de contextos que podem ser usados:

@Casa (para tarefas que você só pode fazer em casa);
@Escritório (para as que só podem ser feitas no escritório);
@Rua (para as que só podem ser feitas na rua);
@Computador (para as que só podem ser feitas com o uso de um computador);
@Telefone (para agrupar as tarefas ligadas a comunicação por telefone com outras pessoas);
@Online (para tarefas que necessitam você estar ligado à internet);
@Reunião (para tarefas, temas, que devem ser tratadas em uma reunião periódica que você tem);
@Aguardando (para as tarefas que você tem uma pendência de resposta com outra pessoa e precisa monitorar se a resposta veio ou não);
@Algum dia Talvez (para as tarefas que você ainda não “ativou”, mas não pode perder o insight que não é possível ativar no momento).

Só essas que podem ser usadas? Claro que não, aqui você pode usar a criatividade para te ajudar a fazer acontecer.

b) Tempo disponível: essa é mais objetiva né? Faltam 30 minutos para encerrar o expediente, mas uma das tarefas que você tem levaria 2 horas se você começar nela agora. Pule para a próxima, ou próximas, que encaixem dentro desses 30 minutos.

c) Energia disponível: aqui e bem subjetivo pois depende muito da sua própria avaliação sobre como está sua condição de energia. O ponto é que muitas vezes temos o tempo disponível para executar, só que alguma condição física como um cansaço, uma noite mal dormida, uma gripe dando sinais que sua capacidade imunológica não está tão legal no momento, simplesmente podem arruinar sua capacidade de enfrentar aquela tarefa naquele momento. Então, se você está 100% caia de cabeça na tarefa, se não está, não terá problema nenhum deixar para fazer quando estiver se sentindo melhor. Tá bom, se a tarefa é para amanhã cedo, aí não tem jeito né gafanhoto, só dá para decidir não fazer algo se você tem prazo suficiente. Mas você ainda está no começo e o GTD permite você dar pequenos deslizes. É só ter disciplina e voltar aos trilhos.

d) Prioridade: aqui é outra bem subjetiva. Depende exclusivamente da sua avaliação e eu torço que a sua avaliação esteja bem alinhada com as expectativas do seu chefe rsrsrsrs. Você está em frente a sua lista de próximas ações e vai escolher a próxima tarefa que vai por a mão: qual é aquela que vai uma enorme diferença nos seus resultados, que vai trazer maior retorno, que vai influenciar de maneira mais significativa uma avaliação positiva sobre você? À medida que você vai usando o GTD e vai treinando sua disciplina, vai ficar parecendo aquelas cenas de filme, vai aparecer uma aura dourada em volta da tarefa que é a de maior prioridade para você, te garanto rsrsrsrs.

Em relação ao engajamento temos ainda outras técnicas que complementam e te ajudam a não procrastinar aquilo que é importante, tais como: 1-3-5, big rock, MIT, Pomodoro, etc. Não vou esgotar esse assunto aqui hoje, pois esse post já está bem grande e seria cansativo. Mas prometo que falo das boas práticas de execução que vão te ajudar a ser uma pessoa mais desembolada com as suas tarefas.

Um abraço focado

Fernando Sobrinho

Não fique aí quietinho, se quiser dar um pitaco, esse espaço aqui é seu!

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