Bom dia, boa tarde, boa noite!

As cinco fases do GTD envolvem as seguintes ações: CAPTURAR, ESCLARECER, ORGANIZAR, REFLETIR e ENGAJAR.

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O que vamos fazer hoje é apresentar o fluxo, como se comporta uma tarefa às decisões que fazemos ao longo dele. Em novos posts vamos destrinchar cada uma das fases. Bora lá entender esse fluxo?

Todas as demandas chegam para nós por vários meios, um e-mail, uma anotação em um Post It, uma mensagem de celular, uma carta, ou uma ideia que surge na sua cabeça. O primeiro passo é capturar essa demanda, de forma que você terá garantia que posteriormente terá acesso novamente a ela para poder andar nas próximas fases. A captura consiste em apenas registrar em qualquer ferramenta disponível (papel e lápis, celular, notebook, post it, etc) e depositar em uma caixa de entrada física ou digital.

Na fase seguinte você vai esclarecer do que se trata as suas demandas, ou seja, vai definir pela sua avaliação se é algo que demanda alguma ação. Para fazer um esclarecimento adequado é importante que cada item da caixa de entrada seja manipulado apenas uma vez, então nada de pegar o item e voltar com ele para a pilha.

Em seguida, você irá organizar aquilo que foi esclarecido. Essa fase tem vários desdobramentos e estes dependem de início se no esclarecimento a demanda não exige uma ação. Sem ação necessária você pode fazer três coisas: jogar fora, arquivar em seu arquivo de referência (pois é uma informação/documento/coisa importante e que pode ser resgatada depois) ou vai incubar para que em um momento oportuno possa avaliar o que vai efetivamente fazer (por exemplo: um folheto de uma operadora de turismo pode fazer você refletir sobre a próxima viagem de férias, mas não vai se engajar com isso no momento). Se a demanda exige ação teremos vários desdobramentos:

a) Se durar menos de dois minutos, faça. Essa regra é poderosa. Só de começar a aplicá-la você vai perceber que muito trabalho simplesmente desaparece da sua frente;

b) Se você não tem a informação necessária e precisa buscar com outra pessoa, ou a demanda pode ser delegada a alguém da sua equipe. Encaminhe imediatamente e garanta que essa demanda tenha possibilidade de ser rastreada de tempo em tempo;

c) Se tem dia e hora bem definidos, simplesmente registre no calendário. Aliás, calendário é para receber apenas esse tipo de registro;

d) Se a demanda pode ser resolvida com apenas uma ação, registre o contexto em que você irá fazê-la, mas a execução não precisa ser exatamente nesse momento;

e) Se a demanda precisa de mais de um passo para ser concluída, você tem um Projeto. Esse projeto passará pelo execução do Modelo Natural de Planejamento, que vamos aprofundar quando estivermos no comentário dessa fase. O Projeto estará devidamente gerido se você tiver pelo menos um item nas próximas ações ou no calendário.

Após toda a organização é hora de revisar, garantindo que você tenha uma visão completa das suas demandas, você terá melhores condições de decidir sobre qual delas irá se engajar primeiro. Existem duas revisões básicas no sistema:

a) Revisão Diária: é quando você vai olhar com prioridade para o seu calendário e para a lista de próximas ações (por contexto) para avaliar qual das demandas disponíveis você vai resolver primeiro;

b) Revisão Semanal: essa é uma revisão mais completa, onde você irá revisar todos os seus projetos, as próximas ações, o calendário, papéis soltos e a lista de itens que estão no Algum dia Talvez.

Pronto, você definiu todo o trabalho. A princípio parece muito desgastante entender esse fluxo, mas uma vez dominado, você terá condições de efetivamente partir para execução do trabalho que foi definido. Essa 5ª e última fase é quando você efetivamente vai se engajar para concluir suas tarefas, ponderando os critérios contexto, energia, para fazer a tarefa, a prioridade da tarefa, etc.

Você consegue ver o fluxo que foi descrito acima na imagem abaixo. Mantenha essa imagem disponível até que a rotina das fases seja adequadamente incorporada por você (sugiro, salvar como imagem de fundo da área de trabalho do seu computador).

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Muito bem, hoje pincelamos apenas o fluxo de 5 fases e amanhã iniciaremos as publicações das fases em separado.

Um abraço focado

Fernando Sobrinho

Não fique aí quietinho, se quiser dar um pitaco, esse espaço aqui é seu!

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