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Bom dia, boa tarde, boa noite!

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Hoje vamos falar dos três tipos de trabalho ou três naturezas do trabalho, antes de entrarmos de cabeça nas cinco fases. Ué? Eu quero ir direto ao ponto!! Calma gafanhoto, saiba que saber a diferença entre os três tipos de trabalho será crucial para você se organizar.

Não, não vou falar sobre aqueles malditos quadrantes que diferenciam as tarefas urgentes das importantes. Essas classificações são de outro tipo e tem a ver com a prioridade das tarefas e se você está aqui posso crer que na verdade a grande maioria das suas tarefas devem ser urgentes e certamente já perdeu o prazo de algumas. Ficar classificando as tarefas em urgentes e importantes antes de organizar de verdade no nível que o GTD te proporciona é frustração certa, pois você acaba vivendo apenas no urgente e à medida que o tempo passa as tarefas importantes que são negligenciadas, se transformam em urgentes e aí o ciclo se repete sem fim.

Agora eu vou mostrar quais são os três tipos de trabalho. Vou fazer uso de neologismos com a palavra trabalho e isso é para tentar facilitar o entendimento:

a) “Trabalhodefinir”: é a atividade de organizar as tarefas em um nível mais claro que uma simples to-do list, pois de verdade, durante o processo de “trabalhodefinir” você estará usando as quatro primeiras fases do GTD. O “trabalhodefinir” estará pronto quando você visualizar algumas listas de tarefas*. No “trabalhodefinir”, ainda não há nada sendo produzido de fato, uma comparação justa seria com o trabalho de um marceneiro antes dele efetivamente começar a cortar e martelar: primeiro ele vê o que deve ser produzido, separa as ferramentas que vai usar e só então vai cortar, martelar e lixar;

b) “Trabalhodefinido”: essa é a atividade em que você está efetivamente produzindo. Depois de ter suas listas de tarefas organizadas, não resta nada senão pegar cada item e engajar para concluir. O verbo para o “trabalhodefinido” é FAZER;

c) “Trabalhoquecainoseucolo”: depois de definir o que precisa ser feito e fazer o que está definido, fim? Acaba o desafio? Não sobra mais nenhum compromisso? Olha o cenário: você definiu tudinho que vai fazer no dia, cada minutinho tem a sua programação e você está muito orgulhoso por conta disso, ao chegar no seu trabalho/empresa/escritório no inicio do expediente o seu encarregado lhe avisa que  um cano estourou e está jorrando água parecendo as Cataratas do Niágara. É… quem nunca… aí você sabe que vai demorar umas duas horas para isso ser resolvido, só que sua programação foi para o vinagre…

Sacou a diferença entre os três tipos de trabalho?

Os dois primeiros você tem absoluto controle. Já o terceiro é incontrolável, pois está ligado a coisas que são imponderáveis, imprevisíveis e que como uma bomba relógio sem timer, vão acontecer.

Relaxe, todos os dias algo vai dar errado, todos os dias alguma coisa vai tomar sua atenção e essa coisa não vai estar na sua programação. A dica fundamental que eu te apresento hoje é essa: durante o seu “trabalhodefinir” não ocupe 100% do seu dia com “trabalhodefinido”. Fazer isso tornará sua programação extremamente frágil do ponto de vista da capacidade de executar tudo e junto com isso vem uma enorme frustração de ver que parte do que você programou simplesmente será empurrado para o dia seguinte e toda a programação da semana vai junto.

Como lidar com isso então?

A forma mais correta é ocupar apenas parte do seu tempo disponível com “trabalhodefinido” para que você tenha capacidade e tempo de reagir quando “trabalhoquecainoseucolo” aparece no seu dia, sem esquecer que uma parte também precisa ser reservada para o “trabalhodefinir”. Qual é o tamanho ideal de um e de outro? Depende. E serão nas suas tentativas e erros que você vai “calibrar” o tempo ideal. Não acredite em gente que vai te dizer que é 30%, 50%, 70%. Só você pode ter a real dimensão disso.

Mas te adianto o seguinte, à medida que você usa o GTD, muito desse “trabalhoquecainoseucolo” começa a reduzir, pois de fato uma boa parte dele está relacionado àquelas tarefas “importantes” que viram “urgentes” em razão de você não ter reagido no momento certo.

Um abraço focado

Fernando Sobrinho

*Listas de Tarefas: depois você vai entender o motivo de você não ter uma única lista de tarefas.

Não fique aí quietinho, se quiser dar um pitaco, esse espaço aqui é seu!

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