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Hoje vou falar de outro sistema que foi desenvolvido em função do GTD não ter se adaptado totalmente à pessoa que o desenvolveu. Podemos dizer que é inspirado, pois o nome teve inspiração: Zen to Done, ou em uma tradução livre “Fazer Zen”. Essa metodologia foi desenvolvida por Leo Babauta, um cara fenomenal ligado à produtividade e ao minimalismo como estilo de vida. O foco do Zen to Done, ou ZTD, está nos hábitos e rotinas, mais do que nas decisões que o sistema que o David Allen proporciona. É um gerenciamento para um estilo de vida mais holístico do que no GTD e incorpora algumas coisas do trabalho do Babauta. É melhor? É pior? Não são perguntas justas, pois de fato, só podem ser respondidas depois de se experimentá-las, mas essa é exatamente a beleza desse tema. Há um conjunto de coisas muito semelhantes, transformando essa ou aquela metodologia melhor adaptada para você, para mim, e para o seu colega do lado.

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O processo:
O ZTD tem 10 passos, que são um pouco similares ao processo do GTD. Vamos a eles:

1. Coletar. Ponha tudo no papel, dessa forma, não vão ocupar sua mente;
2. Processe. Tome rápidas decisões sobre as coisas que estão na sua caixa de entrada;
3. Planeje. Identifique as tarefas mais importantes do dia (Most Important Tasks – MITs);
4. Faça. Foco em uma tarefa de cada vez.
5. Sistema simples e confiável. Mantenha listas, semelhantes as que são usadas no GTD (?!), para organizar tarefas e ideias;
6. Organize. Use variadas formas de armazenar sua informação (caixas, pastas, digitalmente);
7. Revisão. Revise seus hábitos e sistema semanalmente;
8. Simplifique. Reduza seus objetivos e tarefas àquilo que for estritamente essencial
9. Rotina. Ajuste e mantenha suas rotinas;
10. Encontre sua paixão. Procure um trabalho pelo qual você se sinta apaixonado.

O ZTD tenta servir a pessoas que não se adaptaram totalmente ao GTD, mas honestamente, é uma versão flexível do sistema do David. Praticamente todos os elementos estão ali: o fluxo de 5 fases, o arquivo de referências, até os horizontes de foco.

Logo que eu tomei conhecimento sobre o ZTD, uma das coisas que me assombraram foi que o Leo afirmou que seriam necessários 10 meses (!!!) para a completa implantação dos 10 hábitos, ou seja, cada mês era para praticar um dos hábitos do processo. Isso me pareceu muito contraproducente, mas não fiz julgamentos, pois tal qual o Daniel San, eu poderia não estar vendo a “big picture” ali (Leo é fortemente influenciado pela cultura oriental). Posteriormente ele mesmo “simplificou” mais o ZTD e passou a ter apenas 4 hábitos: coletar, processar, planejar e fazer. Ele passou a defender o uso de menos listas, e assim, dispensou a revisão semanal e orientou um fluxo diferente para a execução do trabalho. No meu modo de ver, não foi uma simplificação, mas sim uma grande uma mudança da versão original para a nova.

Para considerar implementado, o usuário do ZTD, além de conhecer os 4 hábitos deve:

1. Usar um caderno para anotar tudo (esse caderno deve ser usado no trabalho e em casa);
2. No início do dia, revise sua lista principal e defina as 3 MITs (tarefas mais importantes) para o dia;
3. Termine o mais rápido possível as 3 MITs;
4. Completando as 3 MITs aí sim vá até a lista principal do caderno e avalie qual é a próxima atividade mais importante;
5. Repita os itens 4 e 5 até o fim do dia.

Independentemente do ZTD ter um DNA do GTD, que depois se “metamorfosiou” para um sistema praticamente diferente, ele tem suas qualidades e pode ser útil a quem não quer muitas regras ou quer iniciar em uma versão mais minimalista de como fazer acontecerem.

Um abraço focado,

Fernando Sobrinho

Não fique aí quietinho, se quiser dar um pitaco, esse espaço aqui é seu!

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