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O Personal Kanban é um sistema basicamente visual e que pode ser utilizado mais para times, mas em nada complica a vida de quem quer fazer para organizar as próprias tarefas. Eu mesmo já utilizei com uma de minhas equipes em Belo Horizonte. Como estávamos todos no mesmo local físico cada um tinha um quadro branco com o seu Kanban individual. Com base em cada um deles era possível avaliar, por exemplo, quais pessoas eu poderia tirar da rotina para atuar em alguma contingência e que não teríamos problemas com suas rotinas pois eu conseguia visualmente checar quem estava adiantado. Com uma outra equipe, que estava espalhada entre Brasília, Recife e Salvador, usávamos o Trello.com como plataforma para o gerenciamento das atividades.

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Foi desenvolvido por Jim Benson e em conjunto com a Tonianne DeMaria foi escrito um livro sobre o método chamado Personal Kanban: Mapping Work / Navigate Life, que só tem em inglês.

O processo:

1. Você vai precisar de um quadro branco e post-its se quiser fazer fisicamente e com intenção de deixar visualmente disponível para os integrantes da equipe, ou pode usar aplicativos adaptando para essa necessidade. O Trello.com já é com essa finalidade, mas é possível fazer usando Evernote (com os cadernos compartilhados entre as pessoas, se for em equipe), no OneNote também. Escolha o modelo que mais se adequar a sua necessidade;

2. Esse quadro, físico ou virtual, deverá ser dividido em três partes. A primeira é a denominada Tarefas a Fazer, ou BackLog, a segunda é Fazendo, ou Working in Progress e a terceira é o Feito, ou Done.

3. No Tarefas a Fazer, você irá registrar as coisas com as quais você vai se comprometer a fazer;

4. No Fazendo, você irá mover para ele aquilo que estará envolvido em concluir. Dica: limite o Fazendo a apenas três, pois segundo Jim, mais que isso poderá gerar dificuldades em completar as tarefas;

5. No Feito, você irá mover as tarefas concluídas. Ao final de uma semana a dica é avaliar cada uma das tarefas concluídas e refletir sobre como você concluiu cada uma delas, se poderia fazer diferente de modo a fazê-las mais rápidas ou com alguma qualidade melhor, de modo a evoluir para quando for fazer novamente.

Aquelas pessoas que são mais visuais, ou que tem uma tendência forte a fazer multitasking podem se beneficiar muito usando essa metodologia, pois você terá mais um elemento de suporte que te ajuda a tomar decisões. Muitos itens no Tarefas a fazer, vão gerar aquela tensão produtiva para concluir mais rápido o que você está envolvido. O que vai sendo movido para o Feito, vai dando aquela sensação de estar sendo produtivo, o que é muito motivador e gratificante. Fica mais fácil dizer não para o chefe, pois ele também estará vendo o tanto de trabalho que já está por fazer.

Uma outra coisa muito bacana é que tira a culpa das pessoas e se consegue ver o processo. Muitas tarefas em uma empresa são concluídas com a participação de várias pessoas e o Personal Kanban vai demonstrar claramente onde está o gargalo de alguns processos de modo a ajudar a melhorar o fluxo deles. E claro, se o camarada começar a enrolar, ficará visualmente fácil de identificar isso, sendo possível dar o feedback honesto e preciso no momento adequado.

Outra dica interessante é que projetos podem ser diferenciados por cores de post-its diferentes e isso vai facilitar visualmente como os projetos estão andando pelo fluxo. E outra, você não precisa ficar preso apenas aos três fluxos apresentados na versão básica, você pode personalizar as divisões do seu Personal Kanban para quantas fases forem necessárias de modo a ajudar ainda mais a percorrida da tarefa ou projeto no fluxo que você desenhou. Flexibilidade… os melhores sistemas permitem isso.

Um abraço focado,

Fernando Sobrinho

Não fique aí quietinho, se quiser dar um pitaco, esse espaço aqui é seu!

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