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Hoje vamos falar da primeira metodologia brazuca de todas as já apresentadas, o método DRD.

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Criada pelo Coach Gerônimo Theml, DRD significa Descarregar, Reunir e Distribuir, e honestamente eu achei uma boa sacada criada por ele. Ele é um Empreendedor Digital no ramo de treinamentos e já comentou que para empreendedores é uma excelente ferramenta.

O processo:

1. Descarregar: simplesmente anote em uma folha de papel tudo o que você faz, mas tudo mesmo, cada mínima coisa que você faz durante a semana. Para ajudar, fique durante uma semana anotando cada uma das coisas que você faz (se já leu sobre o time-tracking vai ser moleza) essa é a fase mais fácil do processo;

2. Reunir: depois de ter anotado tudo, você vai analisar todas as suas tarefas e vai tentar agrupar aquelas que efetivamente são semelhantes. Como assim? Vamos supor que você listou três coisas como essas aqui: ligações para fornecedores, ligações para gestores, ligações para clientes. Percebeu o que está em comum? Sim, você tem três rotinas associadas a fazer ligações telefônicas. Quer outro exemplo? Comprar suprimentos no supermercado, abastecer o carro, calibrar os pneus, jogar na mega sena (porque esperança é a última que morre né?). E aí? Qual é o ponto em comum dessas tarefas? Adivinhou quem falou que são para fazer na rua, exatamente, essas são coisas que só são possíveis de fazer na rua, mas podem ter várias outras. Isso é o R, é reunir o que é semelhante;

3. Distribuir: a terceira fase é pegar os blocos de tarefas e distribuir em blocos de tempo na sua semana, mas mantendo a execução desses blocos aproximadamente todos juntos. Para separar esses blocos de tempo na semana você pode fazer de várias formas, vou mostrar dois exemplos:

Blocos 5X2: nesse modelo de divisão, você usa cinco dias da semana, separando cada dia em manhã e tarde. Assim você distribui seus blocos de tarefas semelhantes dentro desses “10 espaços”. Serve para pessoas que não tem tanta “gana” em ficar mensurando suas atividades, mas garante algum senso de controle:

agenda_balanco_focado_produtividade_5x2.jpg

Blocos 7X3: nesse outro modelo, você usa sete dias da semana e separa cada dia em manhã, tarde e noite. Esse modelo pareceu mais completo para você? São 21 espaços para alocar tudo da sua vida:

agenda_balanco_focado_produtividade_7x3.jpg

Ainda dentro da distribuição tem pessoas que às vezes podem achar melhor subdividir mais esses espaços, em duas partes para cada turno, em horas, em dois turnos na parte da manhã e em um na parte da tarde etc… Sabe o que é bacana? Você define como vai fazer, pois vai depender do tanto de controle você deseja para organizar o investimento de controle sobre as suas tarefas.

Depois de organizar os seus blocos de tarefas nos blocos de tempo que você definiu, só vai restar uma coisa: FA-ZER.

Eu vejo duas vantagens na metodologia bem claras:

1. Você não desperdiça “tempo de setup” que é o tempo entre uma tarefa e outra que não são semelhantes. Por exemplo, ao agrupar tudo o que tem para fazer na rua, não precisa ter o deslocamento todos os dias, com um deslocamento só você vai matar as tarefas;

2. Você não vai perder tempo pensando em que fazer, pois todo dia à noite, já sabe o que vai fazer na manhã do dia seguinte e ter essa clareza, alivia sua mente.

Um dos pontos negativos é o fator surpresa, que muitas vezes não vai respeitar a sua organização e pode ocasionar o atropelamento das suas atividades. Para tentar reduzir esse efeito você deixar uma parte da manhã ou da tarde desocupadas, ajudando você a administrar essa possibilidade. O outro ponto negativo é que nem todos nós conseguimos marcar reuniões para o dia que julgamos melhor para nós, pode não ser melhor para os interlocutores, aí não tem jeito, você vai ter que ajustar-se. Se você faz reunião com clientes então, prepare-se para ser bem flexível com o seu DRD.

No geral é uma metodologia muito boa para por uma ordem em rotinas, para mostrar para você que é possível encaixar aquele curso de inglês que você fica adiando ou mesmo aquele hora na academia que você fala que não tem tempo.

Um abraço focado e agendado,

Fernando Sobrinho

Não fique aí quietinho, se quiser dar um pitaco, esse espaço aqui é seu!

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