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O próprio David Allen já mencionou em dezenas de suas palestras pelo mundo que GTD é senso comum organizado de uma forma lógica.

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Hoje quero falar sobre uma dessas práticas que estão dentro do GTD, mas que por si só já possuem uma grande capacidade de tirar tarefas da sua interminável lista de coisas a fazer.

Hoje vou falar sobre a regra dos dois minutos.

A regra dos dois minutos é muito fácil de ser entendida. Você deve simplesmente pegar cada tarefa que você deve fazer e se essa tarefa durar menos de dois minutos você deve apenas fazer na hora. Simplesmente fazer. Sem muito planejamento, sem pensar muito. Apenas partir para a ação. Quer alguns exemplos de tarefas que são feitas em menos de dois minutos?

a) Responder um e-mail com uma informação objetiva (um telefone, o nome de um contato, uma dúvida em que a resposta seja sim ou não);
b) Uma postagem nas redes sociais, com texto, hashtags e compartilhamento nas diversas outras redes sociais (se você usa redes sociais profissionalmente);
c) Uma ligação telefônica para confirmar se o horário que você planeja para uma reunião com um contato seu está disponível;
d) Pegar o carregador de celular e botar o celular para carregar (já viu quando você deixa de fazer isso e vai para uma atividade externa com o celular em 5%?);
e) Lavar um copo logo depois de usá-lo e evitando que ele se acumule com a louça;
f) Chegar em casa e colocar chave do carro, celular e carteira em um local específico, assim quando você for sair não precisa ficar procurando a chave em um lugar, o celular em outro e a carteira em outro ainda.

Agora você vai entender o sentido da regra dos dois minutos, ou o sentido de fazer na hora. Imagine-se anotando em seu sistema para não esquecer de fazer cada uma dessas tarefas depois. Faz algum sentido para você? Não parece que fazer a anotação, controlar, e ficar fazendo o check depois que você realiza essa atividade é contraproducente? Você percebe que iria gastar muitas vezes mais tempo fazendo todo o controle ao invés de simplesmente fazer? Ou pior, fazendo os registros no seu sistema, ele vai ficar totalmente poluído de tarefas menores e que vão desperdiçar sua atenção e pior a sua energia, pois com um volume alto de coisas a fazer você tende a se preocupar.

Agora veja o outro cenário, você se dá conta que tem que fazer cada uma dessas tarefas, e decide não fazê-las naquele momento. Sua cabeça não vai te deixar em paz, pois os famosos “popups mentais”, aquelas interrupções que seu cérebro faz de forma recorrente e que já mencionei aqui no Blog vão ficar te enchendo até você simplesmente se livrar daquela tarefa. Se não der para fazer na hora (não tem os recursos, não está no local ou está sem tempo, pois precisa fazer outras coisas), você precisa fazer apenas uma coisa: capturar.

A questão é que muitas vezes o problema não está no sistema, não está nas anotações, não está nas listas. O problema está em você ou melhor, mais precisamente no seu comportamento.

Muitas vezes evitamos fazer algo na hora, pois simplesmente achamos que temos algo mais importante para fazer, e aí, você coloca aquilo de lado e pula para a próxima atividade. Você tem contato físico, visual e mental com a tarefa, mas deliberadamente a põe de lado pois quer lidar com a próxima. Isso é o típico comportamento de um procrastinador.

Ok Fernando, você me convenceu de que estou fazendo isso de procrastinação, mas como eu corrijo?

Não tem segredo para combater isso, apenas faça o seguinte exercício para cada atividade que aparece em sua frente: eu consigo fazer isso em até dois minutos? Se a resposta for sim, faça e fique livre de anotar, de ter que controlar para fazer isso depois, de isso ocupar sua cabeça. Se a resposta for não, anote na sua lista de tarefas e no momento oportuno vá lidar com a tarefa.

Atitude. Esse é o nome do jogo! E você ganha ele em até dois minutos.

Um abraço Focado,

Fernando Sobrinho

Não fique aí quietinho, se quiser dar um pitaco, esse espaço aqui é seu!

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