Com o artigo de hoje na nossa séria de Metodologia de Análise e Solução de Problemas, finalmente você vai perceber que a ação vai efetivamente acontecer. Sim, até neste exato momento, nada foi feito para mudar o status quo das situações que estão causando os efeitos indesejáveis que você está vivenciando e por consequência seus problemas ainda vão te incomodar.

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Nossa jornada está assim agora:

Identificar que há um problema => Descobrir o que causa o problema => Priorizar qual causa atacar primeiro => Criar soluções => Aplicar as soluções => Conferir se o problema foi realmente resolvido.

Você tem as soluções todas na mão nesse momento, mas elas não vão se implementar sozinhas né? Para botar a coisa pra andar e você se ver livre de todas as causas dos problemas, vou apresentar uma técnica talvez já conhecida por você, mas com algumas orientações extras com a experiência de quem já preencheu muitas dessas planilhas.

Sim estou falando da famosa 5W2H. A melhor ferramenta geradora de plano de ação que eu conheço.

Essa metodologia foi desenvolvida ainda no Japão em processo de evolução da indústria automobilística e consiste em fazer 7 perguntas para levar a cabo um plano de ação. As 5 letras W e as 2 letras H, estão relacionadas a essas perguntas em inglês. Abaixo vou descrever cada uma delas com a boa prática associada para você acertar de primeira quando for aplicar essa metodologia:

1ª Pergunta = What? = O que?

Responder essa pergunta é descrever a ação que será realizada usando o verbo da ação no infinitivo.

2ª Pergunta = Why? = Por quê?

Essa pergunta deve ser respondida associando à mitigação ou eliminação da causa raiz que gera o problema.

3ª Pergunta = Who? = Quem?

Cada ação deve ter apenas uma pessoa responsável. Lembra do cachorrro com dois donos? Então, o mesmo vale para as ações de um plano, um só responsável para cada ação.

4ª Pergunta = When? = Quando?

Você deseja que um problema passe a não existir no menor tempo possível, para isso é importante definir a data de entrega da conclusão da ação, pois as coisas só vão realmente mudar a partir da conclusão da mesma.

5ª Pergunta = Where? = Onde?

A ação terá efeito em uma unidade? Em um conjunto de unidades? Em uma cidade específica? Aqui você delimita a abrangência da ação.

6ª Pergunta = How? = Como?

Aqui você deve descrever em detalhes as etapas ou tarefas associadas à ação. É a receita de bolo da ação.

7ª Pergunta = How much? = Quanto?

Normalmente as pessoas associavam o Quanto ao custo da ação, mas na verdade é um dimensionamento sobre tudo o que envolve a ação na verdade. Quanto de recuperação de receita? Quanto de aumento da qualidade? Quanto de redução dos custos? Vai depender do contexto e objetivo da ação em si. Mas quantificar é importante.

Agora que você conhece as 7 perguntas, vamos para a prática? Veja o exemplo abaixo:

Vamos usar um exemplo da área comercial. Foi estudado que 80% do desvio da meta (não atingimento) de receita está concentrada no segmento Varejo. Ao avaliar os motivos que causam isso, a principal conclusão foi que a ação dos vendedores está muito passiva e eles estão fazendo pouca ação de vendas ativas. Essa apatia tem três causas-raízes: os vendedores não possuem incentivos adequados, há um pouco de desconhecimento de técnicas de vendas no varejo e não há um acompanhamento formal por parte dos gestores dos vendedores. Sim são três causas-raízes e no plano de ação vamos atacar cada uma delas.

Vejam que a ação abrangeu as três deficiências da equipe identificadas como causas-raízes do problema (desvio negativo da meta de varejo).

Como você deve perceber, todo o trabalho desenvolvido antes de chegar nesse ponto não gerou nenhuma alteração no status daquilo que está afetando o resultado. Somente depois da conclusão das ações propostas no artigo de hoje é que se perceberá alterações nesses resultados. Mas é importante ter em mente que se o trabalho anterior não for bem feito, certamente você estará criando ações e gastando recursos resolvendo problemas errados ou que não vão gerar as melhorias previstas.

E está faltando só um artigo para concluirmos essa série. Te vejo nele em alguns dias.

Um abraço aplicadamente focado,

Fernando Sobrinho

ÍNDICE:

Introdução

Temos um problema?

Diagnosticar o problema

5 porquês
Quantificação dos problemas
Ishikawa

Priorizar os problemas 

Pareto
Matriz GUT

Criar soluções para os problemas

Brainstorming
Seleção das soluções

Aplicação das soluções (que é esse post)

5 w 2 h

Reavaliação da situação e novas tomadas de decisão

Não fique aí quietinho, se quiser dar um pitaco, esse espaço aqui é seu!

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